PRÉREQUIS
Avoir suivi la formation Outlook : Fonctions de base ou maitriser les fonctionnalités équivalentes d’Outlook
OBJECTIFS
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
- Être plus efficace dans la gestion de ses mails
- Gagner du temps et de l’efficacité avec Outlook
- Organiser sa messagerie
À QUI S’ADRESSE CETTE FORMATION ?
Tout utilisateur d’Outlook versions 2010, 2013, 2016 ou 2019 souhaitant aller plus loin dans la maitrise des fonctionnalités de la messagerie et de l’agenda Outlook
INTERVENANT
Consultant spécialiste de la formation bureautique
MOYENS PÉDAGOGIQUES
- Groupe de 6 participants maximum
- 1 ordinateur par participant
- Remise d’un support de cours, version papier ou numérique
- Vidéo projecteur et tableau blanc
MÉTHODES PÉDAGOGIQUES
- Un questionnaire sera complété par le participant en amont de la formation afin de déterminer son niveau de maitrise et ses attentes
- La formation sera adaptée aux besoins et problématiques
rencontrés par le participant dans le cadre de son activité professionnelle par
le biais :
- D’apports théoriques
- D’exercices pratiques adaptés au niveau de maitrise de chaque participant
- Des questionnaires techniques d’évaluation des acquis auront lieu en cours de formation
DURÉE DE LA FORMATION
1 journée soit 7 heures de formation
CONTENU DE LA FORMATION
1. Rappel sur Outlook
- Rappels sur les notions de base
2. Gérer ses courriels
- Paramétrer l’affichage des messages
- Trier ses messages
- Classer ses messages
- Créer des règles de message
- Rechercher un message
- Utiliser les dossiers de recherche
- Créer une signature
- Utiliser les indicateurs de suivi
3. Exploiter les contacts
- Créer, supprimer ou modifier un contact
- Rechercher un contact
- Créer des groupes
- Créer des listes de distribution
- Utiliser les contacts suggérés
- Envoyer un message depuis les contacts
- Créer un contact depuis un message
4. Planifier son agenda
- Créer un rendez-vous
- Créer une réunion
- Communiquer ses dates de congés à l’équipe
- Accepter une réunion
- Proposer une autre date
- Annuler, modifier, déplacer un rendez-vous ou une réunion
- Les différents modes d’affichage du calendrier
- Imprimer le calendrier
- Partager un calendrier
5. Les tâches
- Créer, supprimer ou modifier une tâche
- Transférer une tâche dans le calendrier
- Affecter une tâche à un collaborateur
6. Gérer sa boite aux lettres
- Vérifier les paramètres de sa boite aux lettres
- Définir un message d’absence
- Gérer le dossier Éléments supprimés
ÉVALUATION
- Questionnaire final de validation des acquis de la formation
- Report du résultat de l’évaluation sur l’attestation de stage
SUIVI
- Feuille d’émargement signée pour chaque demi-journée
- Attestation de stage
- Questionnaire d’évaluation de la satisfaction stagiaire
- Un tour de table sera réalisé, en présence d’un responsable de l’entreprise et de l’intervenant, durant lequel les participants pourront exprimer leur ressenti sur l’action de formation
- Une évaluation à froid pourra être réalisée trois mois après la fin de la formation afin de vérifier le transfert des savoirs